Hiawata versus File Box

Ada dua makhluk yang biasa digunakan untuk menyimpan dokumen. Satu bernama dokumen binder yang menyimpan dokumen seperti sebuah buku besar. Satu lagi adalah file box yang lebih mirip keranjang untuk meletakkan dokumen dalam posisi berdiri. Bila pada binder, dokumen-dokumen dapat disusun berurutan dan diberi daftar isi — pada box hanya bisa dibuat list dokumen tanpa urutan letaknya. Alhasil dokumen dalam binder jauh lebih mudah dicari dibanding dalam box. Fakta terakhir inilah yang memantik api pertempuran antara Hiawata versus file box.

Awal mula perseteruan Hiawata dengan bangsa box adalah hilangnya beberapa dokumen yang tersimpan di box. Alkisah setelah seharian dicari-cari ternyata si dokumen berpindah alamat ke box lain. Tragisnya ketersesatan dokumen tersebut selalu terulang kembali. Hampir tiap bulan sekali Hiawata harus meluangkan waktu untuk mengecek seluruh file box-nya hanya karena hilangnya satu dokumen. Bukan itu saja, malapetaka yang lebih besar datang dari dokumen-dokumen yang masih dalam proses pengerjaan. Draft-draft laporan dan draft SOP seringkali terlupakan karena tersembunyi diantara lautan dokumen. Setiap bulan ada saja dokumen yang terlambat dikerjakan karena tersesat didalam box --- pertanda lemahnya kontrol dokumen.

^_^

Sampai di sabtu pagi yang cerah itu --- Hiawata bagaikan Hitokiri Battousai yang menghunus pedang katana dan menyerbu kubu-kubu pertahanan musuh --- yang tak lain adalah “benteng-benteng” box. Dalam waktu singkat sebagian besar box “runtuh” dan dilipat untuk disimpan kembali di kardusnya. Dokumen-dokumen yang berada di dalamnya segera berpindah ke dalam binder dan dilengkapi dengan daftar isi. Tak terkecuali dokumen-dokumen baru yang masih dalam taraf pengerjaan – tidak dibiarkan berkeliaran di box, apalagi di atas meja kerja. Mereka langsung saja “dipenjara” di dalam binder (bantex) --- agar mudah dilacak kembali. Box-box yang dibiarkan tetap eksis hanyalah box yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen berhalaman tebal--- seperti laporan validasi---karena Hiawata kesulitan bila harus menyimpannya dalam binder dan sejumlah file box untuk tempat penyimpanan sementara.

Tentu saja Hiawata membedakan binder untuk dokumen yang telah final yang disebut binder permanen dan binder untuk dokumen yang masih “on going” yang disebut binder temporer. Dokumentasi dalam binder pertama didasarkan pada jenis dokumen --- misalnya ada binder annual report & binder data uji filter. Dokumentasi binder-binder temporer didasarkan pada tanggal mulai pengerjaan tanpa memperhatikan jenis dokumen. Dokumen yang telah selesai dikerjakan akan dipindahkan ke binder permanen. Konsekuensinya daftar isi binder temporer secara periodik perlu diperbarui.

^_^

Apakah setelah hari itu Hiawata tidak pernah lagi mengalami kesulitan mencari dokumen? Nggak juga sih! Kadang-kadang dia terlihat sibuk mencari-cari sebuah dokumen karena ada saja dokumen yang tersesat. Mengapa? Karena kadangkala dokumen tidak segera dimasukkan kedalam binder --- baik karena “overload” pekerjaan maupun karena lupa --- sehingga di atas meja Hiawata tumbuhlah bukit dokumen yang bikin bingung. Namun kejadian menyedihkan seperti itu sudah lumayan berkurang bila dibanding saat Hiawata masih bersahabat dekat dengan file box. Saat hal itu diceritakan Hiawata pada Shinichi Kudo, dia tertawa dan mengatakan menyimpan dokumen di file box memang lebih gampang namun menuntut ketelitian dan disiplin untuk tidak mencampur baur isi satu box dengan isi box lainnya(NL)