Menghargai Space

Presentasi dari calon konsultan perencana bangunan itu telah mengajarkan kepada Shinichi Kudo tentang menghargai space. Pentingnya menghargai ruang yang disediakan untuk kita. Sebuah bangunan megah yang dibangun dengan biaya mahal dan berada di lokasi strategis di dalam kota akan berkurang manfaatnya bila hanya dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen lama.

Mengenal Ubuntu

Konsultan itu menyatakan mereka tidak akan mendesain sebuah ruang penyimpanan arsip yang luas di dalam gedung yang akan dibangun. Ruang dokumen hanya dirancang untuk menyimpan dokumen yang masih aktif dipergunakan. Sedangkan dokumen-dokumen lama disarankan disimpan di tempat lain.

Dokumen yang telah berumur 10 tahun, 7 tahun, 5 tahun atau bisa jadi yang baru berumur 3 tahun –- bila sudah tidak pernah diakses -- seharusnya memiliki tempat tersendiri, bukan di bangunan utama tempat bekerja sehari-hari. Sebuah bangunan khusus gudang arsip dapat dibangun untuk kebutuhan itu.

Tentu saja biayanya akan jauh lebih murah karena hanya dibutuhkan bangunan sederhana yang aman buat dokumen, tidak perlu interior yang indah dan tidak butuh tempat yang strategis. Bahkan bisa dibangun di luar kota yang harga tanahnya jauh lebih murah.

Dokumen yang disimpan di kantor adalah dokumen-dokumen aktif yang masih sering dipergunakan. Arsip-arsip yang masih sering diakses oleh pemiliknya untuk berbagai keperluan. Sedangkan dokumen lama yang sekedar untuk kebutuhan penelusuran karena ada kasus tertentu atau untuk keperluan audit tertentu, dapat disimpan di tempat lain. Bisa disimpan di luar kota.

Ruang di kantor juga sayang banget bila dipergunakan untuk menyimpan monitor gede jaman dulu. Lebih baik memakai monitor LCD yang hemat tempat dan harganya sudah dibawah dua juta rupiah per unit. Atau bahkan mempergunakan laptop bila kebutuhan sehari-hari untuk bekerja adalah sekedar untuk mengetik dokumen dan korespondensi via email.

Gunakan laptop bila jenis pekerjaan tidak membutuhkan desktop yang powerful. Toh harga laptop sudah turun jauh daripada lima tahun silam. Dewasa ini laptop bagus yang berharga 5 -10 juta rupiah telah banyak beredar di pasaran (Undil-2009).